みなさんこんにちは。
副業ブロガーのソルです。
※ブログの毎日更新は318記事目です。
会社でプレゼンすることになったけど、今までプレゼンなんてやったことがないし、プレゼン資料の作り方も分からない！
周囲に頼れる先輩もいないし、教えてくれる上司もいない！
一体どうすればいいんだ！？
もしあなたがこのような悩みを抱えているのであれば・・・この記事を読んでください。
この記事では「シンプルで分かりやすいプレゼン資料の作り方」を52枚のスライドを使って詳しく解説します。
この記事は「プレゼン初心者のためのプレゼン資料作成のコツ」と言う、私が作ったスライドを分かりやすく解説した記事です。
一部スライド番号と前後する場合がございます。
なので、この記事を読み終えた後、あなたは誰もが絶賛する「シンプルで分かりやすいプレゼン資料」を作れるようになります！
というわけで、今回の記事では
- 信頼性の根拠のために私の経歴を紹介
- プレゼン資料を作る上での心構えとは？
- 具体的なプレゼン資料の作り方を解説
- プレゼン資料を作る上での注意点とは？
上記4つについてお話しします。
今回の記事は以下の人向けです。
- シンプルで分かりやすいプレゼン資料の作り方を知りたい人
- 今までプレゼン資料を作ったことがないし教えてくれる人もいない人
- 見やすいプレゼン資料を作るコツを知りたい人
信頼性の根拠のために私の経歴を紹介
プレゼン資料の作り方を説明する前に、信頼性の根拠のために少しだけ私のことを紹介させてください。
その１：学歴は高校卒業の人間です
私は「最終学歴高校卒業」の人間であり、大学には行っていません。
なので、大学でプレゼンをした経験もありませんし、何か特別なことを学んだわけでもありません。
もちろんですが、高校の時に「プレゼン資料とは」なんて授業があったわけでもありません。
完全に我流でプレゼン資料の作り方を勉強してきました。
その２：社内でも顧客内でも評判がいい
しかしながら・・・（自分で言うのもアレですが）私が作るプレゼン資料は社内でも顧客内でも評判がとても良いです。
後ほどお話ししますが、社内では
プレゼン資料を作ったらこいつに見せておけ！
と言われるようになりましたし、つい先日お客さん向けに資料を作った時も
とても分かりやすかったです。ありがとうございます。
と、お褒めの言葉を頂戴できました。
実際、年間で4〜5件ぐらいの資料を作ったりお手伝いしたりしています。
その３：始めてプレゼン資料を作ったのは社会人5年目
そんな高卒の私ですが、初めてプレゼン資料を作ったのは社会人5年目の時です。
社内で結構大きな発表会に応募することになり、その時に初めてプレゼン資料を作ることになりました。
もちろんプレゼン資料の作り方なんて教わったことはありませんし、周囲にきちんと教えてくれる先輩もいませんでした・・・
その時にネットでいろいろ調べて、結果的には
Gr含めて2万人以上の人の中で2等賞受賞
と言う結果を出すことができました。
それ以降、私のプレゼン能力を買われ、誰かが発表する時には必ずと言っていいほどプレゼン資料作成のお手伝いをするようになりました。
毎年行われる発表会のプレゼン資料の作成のお手伝いをしています。
その度に
こいつが見たから分かりやすくなったな
とお褒めの言葉を頂戴しております・・・
プレゼン資料を作る上での心構えとは？
それでは早速プレゼン資料の作り方・・・の前に、まずはプレゼン資料を作る上での心構えについてお話ししておきます。
その１：この記事では資料作成に特化
プレゼンの基本的な流れは
- ストーリー作成
- 資料作成
- 発表練習
- 本番
という流れになります。
この記事では2番目の「資料作成」に特化してお話をします。
なので、あなたの中で
プレゼンする内容やストーリーは既に組み上がっている
と言う前提です。
その２：プレゼンの極意は「シンプルで分かりやすく」
プレゼン資料は「聞き手がいてなんぼ」のものです。
なので、あなたが言いたいことを言って終わりではなく、聞き手があなたのプレゼンを理解して初めて意味があるものになります。
あなたが言いたいことを言うのももちろん大事なのですが、聞き手に伝わらなければプレゼンする意味がありません。
なので、
とにかくシンプルで分かりやすく
することを心がけましょう。
その３：ストーリーをきちんと組み立てること
プレゼンの資料作りももちろん大事ですが、一番大事なのはやはり「ストーリー」です。
いくらプレゼン資料のデザインに凝ったところで、ストーリー性がなければ何も面白くないですし、聞き手は満足してくれません。
「見た目ばかり気にしていて中身はない薄っぺらい人間」を見ても「格好いい」なんて思いませよね？
それと同じことです。
この点はブログにも似ていますね。
具体的なプレゼン資料の作り方を解説
と言うわけで・・・ここからはいよいよ「具体的なプレゼン資料の作り方」を解説していきます！
ただし、注意点が3つあります。
この記事ではMacのKeynoteで作成していますので、WindowsのPPTでは一部参考にならない箇所もあります。
次に、社内での発表資料を想定して資料を作っています。
もしあなたが
アップルの新製品発表のようなプレゼンをしたい！
と考えているのであれば、この資料は参考にならないです。
最後に、題名の通り「プレゼン資料初心者」向けに作っています。
もしあなたが
プレゼン資料なんて作ったことない！
という状況ならば、この資料を見ながらプレゼン資料を作ってみてください！
その１：フォントについて
まずはフォントについてお話しします。
フォントの大きさ
結論から言いますが、文字の大きさは40PT以上を使いましょう。
Windowsの方は18PT以上を使いましょう。
これは、小さな文字と大きな文字を比較したものです。
どちらが見やすいのか・・・誰でも分かりますよね？
また、社内での発表となると、お偉いさんや年配の方も多数見にくるのが普通です。
その際に、小さい文字だと聞き手に対して不親切ですし、文字が認識できないとプレゼンの内容が頭に入って来なくなります。
なので、基本的には「大きな文字」を使うように心がけてください。
文字が大きいに越したことはありません。その方が認識しやすいですからね。
フォントの種類
次にフォントの種類に関してです。
Macに搭載されているフォントを4つ取り上げましたが・・・このようにフォントによって印象がガラリと変わりますよね。
私は発表においては「ヒラギノ角ゴ」をお勧めします。
次に、ヒラギノ角ゴとヒラギノ丸ゴを比較した画像が以下です。
上が細字、下が太字になっています。
ヒラギノ角ゴは細字と太字の差が一目瞭然ですが、ヒラギノ丸ゴは全然変化していませんよね？
強調させたいから太字にするのに太字にならない・・・目立っていないので太字にする意味がありません。
なので、発表においてはヒラギノ角ゴを使いましょう。
Windowsの方はMeiryo UIというフォントがありますので、そちらを使ってください。
フォントの使い方
次にフォントの使い方に関してです。
当たり前の話ですが・・・基本は「普通文字」を使いましょう。
そして、目立たせたい部分には
- 太字
- 下線
を使いましょう。
影は文字がぼやけて見えにくくなってしまうので使ってはいけません。
Windowsの斜体ですが、日本語には不向きです。英字で目立たせたい箇所に使いましょう。
特に初心者の場合は色んな箇所を装飾してしまうのですが、そもそも装飾するのは「目立たせたいから」であり、全てを装飾すると装飾の意味がなくなってしまいます。
装飾のし過ぎは注意です。
その２：カラーリングについて
それでは次に、カラーリングについてです。
カラフルな資料はNGです！
プレゼン初心者がよくやってしまいがちな間違いとして、
カラフルな資料はおしゃれだ！
と思って資料を作ることです。
このページはカラフルですが、おしゃれですか？？？
なぜカラフルにしてはいけないのかというと、そもそも「色を変える」ということはその部分を目立たせたいからですよね。
それなのに、色んなところに様々な色があると、どこを強調したいのか分からなくなってしまいますし、聞いている人は
一体どこに注目したらいいんだ？
と、見るべき箇所が分からなくなってしまいます。
次に、カラフルの資料は目がチカチカして疲れます。
なので、聞き手は
結局何が言いたかったんだろうか？？
と、何も印象に残らないプレゼンで終わってしまうのです。
最後に、カラフルにすると統一感がなくなります。
また、その資料を見て
こいつセンスないなあ
と思われてしまいます。
なので、資料をカラフルにしてはいけません。
こちらは先ほどの画像と同じ文言で、色だけを変えています。
黒と赤しか使っていませんが、色を変えるのはこのぐらいで十分なのです。
先ほどの文字の装飾と同じで、色を変えるのはあくまで「強調したいから」であり、逆に色を使い過ぎると「どこを見たらいいのか分からない」と言う状態になってしまいます。
色の正しい使い方
色の使い方の基本として、まず白背景に黒文字が基本です。
MacにもWindowsにも色が付いたフォーマットが搭載されていますが、特に初心者はこのフォーマットを使ってはいけません。
扱いづらいので、慣れていない人が使うと余計に「センスがない」と思われてしまいます。
なので、白背景に黒文字を使いましょう。
次に、色を使うとしても黒色に加えて2色で十分です。
ちなみに私は濃い赤と濃い青以外は極力使いません。
上記の画像でも黒、赤、青の3色しか使っていません。
最後に、色のコントラストとトーンを意識しましょう。
色のコントラストとトーン
まずコントラストについてお話しします。
こちらの画像は、上から下に行くにつれて見やすくなっています。
上の方は薄い背景に薄い文字、または濃い背景に濃い文字です。
逆に、下の方は、濃い背景に薄い文字、または薄い背景に濃い文字です。
下の方が見易いですよね？
このように、
- 背景が明るければ文字は暗く
- 背景が暗ければ文字は明るく
といった色のコントラストを意識しましょう。
次は色のトーンについてです。
上から下に行くにつれて色を暗くしています。
色が暗い方が落ち着いた印象で大人っぽいイメージになりますので、私は暗い色を使うことをオススメしています。
明るい色だとポップなイメージになりますので、社内プレゼンでは向いていません。
黒背景の資料は作るな！
最後に、先ほど少しお話しした背景色についてお話しします。
こちらの画像では、黒背景に色んな文字の色を試してみました。
というのも、社内発表の際、普通は印刷した紙を聞く人全員に渡しますよね。
その時にこれだけ黒が多いと印刷する側に不親切です。（印刷代の無駄）
次に、黒背景に黄色文字も同じ理由でNGなのですが・・・それに加えて目がチカチカして疲れてしまうのでNGです。
最後に黒背景に青文字ですが、これは先ほど説明したコントラスト的にNGです。
遠くから見たら、はっきりと文字を認識することができず、青い塊程度にしか見えません。
その３：レイアウトについて
それでは次に、レイアウトについてお話しします。
1スライド1メッセージ
まずスライドの基本として
1スライド1メッセージ
を守るようにしてください。
こちらは先ほどのカラーリングの資料を取り上げたものです。
1スライドに3つの事柄が書かれていて、どこから見たらいいのか分かりにくいですよね？
なので、1スライドに色んなことを書くのはやめましょう。
見ている人がどこを見たらいいのか分からなくなってしまい、聞き手の理解が追いつかなくなりますからね。
また、私個人的には、
だと思っています。
と言うのも、情報を詰め込みすぎて意味の分からない資料になるぐらいならスライドを増やしたほうがいいですし、同じスライドを1分も2分も見続けているほうが退屈で楽しくないです。
ただ、どうしてもスライドの枚数に制限がある場合は、1スライドに複数の事柄を書く必要があるかもしれません。
その時は、上から下に、左から右にという流れを意識しましょう。
原則は1スライドに1メッセージです。
とにかく綺麗に揃える
それでは次に、こちらの画像をご覧ください。
このようにレイアウトがバラバラだと、どこから見たらいいのか分からないですし、聞き手は
なんだこれ？ちゃんと端を揃える時間が無かったのか？
と、余計なことを考え始めてしまい、プレゼン自体の理解が薄れてしまいます。
先ほどの画像は配置場所も文字の大きさも箱の大きさも全てバラバラです。
この資料、センスのかけらもありませんよね？
なので、箱の大きさも文字の大きさも感覚も、とにかく揃えましょう。
小さなことですが、これだけでスッキリしたレイアウトに見えます。
適度な余白を設けよう
次に余白についてです。
この画像を見て、あなたはどう思われますか？
なんかしんどくないですか？？
このように余白がない状態（ぎっちり詰まった状態）だと見た目がスッキリしないので、プレゼン資料には適度な余白が必要です。
先ほどの画像と書いてあることは同じですが、余白があるだけでもスッキリとした見た目になります。
なので、適度な余白（白い部分）が見えるようにしましょう。
関係あるものはできるだけ近くに配置
次に、東京駅と大阪駅の写真と説明文を書いたものです。
この画像は悪い点があります。
余白があって見た目もスッキリしているし、文字の装飾もないし、写真もあって分かりやすいんじゃないの？
と思うかもしれませんね。
この画像の何が悪いのかというと・・・大阪駅の写真と説明文が離れていることです。
写真と文字が離れていて分かりにくいですよね。
なので、このように写真の横にすぐに説明文が入るように配置しましょう。
こうすることで、写真と文字が隣り合わせになるのでパッと見で分かりやすくなります。
その４：テクニックについて
それでは最後に、プレゼン資料のテクニックについてお話しします。
写真の上に文字を載せる
先ほどの東京駅の写真と文字を取り上げましたのですが・・・あなたはどれが見易いと思いますか？
まず一番上の黒と白の塗りつぶしですが、文字自体ははっきり見えるものの、せっかくの写真が消えてしまって勿体無いですよね。
次は白と黒の文字だけです。
白文字は見えやすいですが、黒文字は何が書いてあるのか分かりませんよね。
このように、背景によっては文字が見えにくくなります。
最後に、一番下側の黒と白の塗りつぶしを透明にしたものです。
こうすることで、写真を消すことなく文字がはっきりと見えるようになります。
私的には、
黒の塗りつぶし（不透明度が60％ぐらい）に白文字
が一番見やすくてオススメです。
Windows使用者は「文字の光彩」という機能があるので、黒文字に白光彩を使ってください。
文字がはっきりと見えるので効果的です。
ちなみにMacの影（シャドウ）は見にくくなるので使わないほうがいいです。
表の正しい使い方
次は表に関してです。
こちらは東京、大阪、名古屋、福岡、月曜日から日曜日までの平均気温の一覧表になっていますが・・・これではどこを見たらいいのかパッと見で分かりませんよね？
そこで、一番低い気温と高い気温のところをハイライトしてみました。
しかし、これでもなんだかイマイチ分からないですよね。
ここで使えるのがヒートマップです。
色が高くなるにつれて色を濃くしていますが、こうすることで
- どこが気温が高いのか
- どこが気温が低いのか
が一目で分かります。
色の変化で見分けることで、聞いている人はより理解しやすくなります。
写真を取り入れる
こちらは5年前の部屋と現在の部屋の状況を比較したものです。
が・・・文字だけを並べても、ぱっと見で何もイメージできませんよね。
しかし、写真を取り入れるだけで、ぱっと見でイメージができるようになります。
なので、できる限り視覚的効果（写真や画像）を取り入れましょう。
余談ですが、先ほどお話しした
黒の塗りつぶし（不透明度が60％ぐらい）に白文字
のテクニックを使うことで、少しだけスペースを有効活用することができます。
ちょっとだけスペースが生まれているのが分かるかと思います。
正しいグラフの使い方
次にグラフの使い方です。
3Dグラフはおしゃれに見えるのですが・・・数値を正確に認識することができません。
特にWindowsの3Dグラフは見えにくいです。
一番左の「7月の緑色」ですが、50に見えますよね。
なので、グラフを使うときは2Dグラフを使いましょう。
2Dグラフを使うことで数値を正確に把握できるようになります。
先ほど「50」に見えていた一番左側の棒グラフは、実は60でした。
このように、3Dグラフを使うと「正しい数値が把握できない」と言うデメリットがあります。
大きさなどの表現方法
これはボーイング社エバレット工場の写真と、その大きさを表したものです。
これだと「大きい」と言うことは分かるのですが、何と比較して大きいのか分かりませんよね。
そこで「東京ドーム89個分」という文字を加えました。
このように、誰でも分かるものと比較することで大きさが伝わりやすくなります。
また、このように数字部分を大きく太くすることで、より数字を強調できます。
プレゼン資料を作る上での注意点とは？
と言うわけで、あなたはプレゼン資料作成における4つのポイントを理解できました。
最後に、プレゼン資料を作る上での注意点について解説しておきます。
その１：先に資料を作り込むな！
1つ目の注意点ですが、一番最初に資料から作り込んでしまうことです。
一見すると「何かをやっている」ように見えますが、作っているうちにストーリーがぼやけてしまい、意味の分からない資料になってしまいます。
なので、プレゼン資料を作る前には必ず
- あなたが何を言いたいのか
- どんなストーリー構成にするのか
- 聞き手はどんな人なのか（ど素人が聞くのか？専門家が聞くのか？）
をきちんと整理しましょう。
その２：色んな人に意見を求めるな！
2つ目の注意点が、作り始める前に色んな人の意見を聞くことです。
出来上がった資料に意見をもらうのは大切なことですが、作る前に色んな人から意見を聞きすぎると、誰の意見を取り入れたらいいのか分からなくなってしまいます。
極端な話、Aさんは
ここはこの方がいい！
といって、一方でBさんは
これじゃあダメだ！こうしないとダメだ！
と、真逆の意見を言われたらどうでしょうか？？
これがもし10人に意見を聞いて10人が違うことを言ったら・・・何もできなくなります。
なので、プレゼン資料作りの前に意見を求めるのは1～2人で十分です。
その３：あれこれ詰め込みすぎるな！
3つ目の注意点ですが、色んな情報を詰め込みすぎてしまうことです。
プレゼンの時間は限られていますし、伝えられる内容も限られています。
何より、聞き手が理解できる情報量にも限界があります。
なので、必要最低限の情報に削るとともに、余計な内容は全て削ぎ落として
シンプルで分かりやすい資料
にしましょう。
先ほどもお話しした通り、デザインに関してもそうです。
余計な装飾やカラーリングを取り入れてしまうと、聞き手に余計な情報を与えてしまうだけです。
その４：ストーリーと資料作りどちらが大切？
今回の記事では「プレゼン資料の作り方」についてお話ししましたが・・・
私がプレゼンにおいて一番重要だと思うことは「ストーリー」です。
資料も大事って言うし、ストーリーが一番大事って言うし・・・
一体どっちなんだよ！
と思われるかもしれませんね。
じゃあ、ストーリーと資料作り、どちらが大事なのでしょうか。
まずストーリーに関してですが、相手に物事を伝えるためには「論理的なストーリー」がなければ相手は理解できないですし、納得もしてもらえません。
次に資料作りですが、相手にきちんと理解してもらうためには「分かりやすくてシンプルな資料」が必要です。
なので、結論は
ストーリーも資料づくりも両方大事
だということです。
ストーリーを明確にした上で分かりやすい資料を作るように心がけましょう。
その５：ご静聴ありがとうございました
最後に・・・プレゼンの終わりに
と言う感じで「ご静聴ありがとうございました！」というスライドを使う人がいますよね？
しかし！
このようなページは必要ありません。
「ご静聴ありがとうございました」の言葉だけで十分です。
プレゼンが終わった後は、このように全スライドを表示して聞き手の質問を待ちましょう。
まとめ
というわけで、今回の記事では
- 信頼性の根拠のために私の経歴を紹介
- プレゼン資料を作る上での心構えとは？
- 具体的なプレゼン資料の作り方を解説
- プレゼン資料を作る上での注意点とは？
上記4つについてお話ししました。
プレゼン資料の作り方について詳しく解説しましたが・・・これであなたも「シンプルで分かりやすいプレゼン」を作ることができるようになりました！
もしあなたが、
今までプレゼンなんてやったことがないし、プレゼン資料の作り方も分からない！
周囲に頼れる先輩もいないし、教えてくれる上司もいない！
一体どうすればいいんだ！？
と思っていたのであれば・・・この記事を読むことで、具体的な資料の作り方を理解できたかと思います。
この記事に沿ってプレゼン資料を作っていけば、あなたも
めっちゃ分かりやすい資料だったね！
と絶賛されることは間違いありません！
と言うわけで・・・この記事を読みながらプレゼン資料を作ってください。
P.S.
もう一度言いますが、プレゼン資料を作る前には必ず、
- あなたが何を言いたいのか
- どんなストーリー構成にするのか
- 聞き手はどんな人なのか（ど素人が聞くのか？専門家が聞くのか？）
をきちんと整理しましょう。
何も整理しないまま資料作りを始めてしまうと、2転3転して時間を無駄にするだけですから・・・
私の体験談です。
P.P.S
最後に、私がプレゼン資料を作るときに手元においてある書籍を紹介しておきます。
まず1冊目が「Google流資料作成術」という書籍です。
というのも「グーグルはどんな資料の作り方をしているのか？」をまとめた本であり、
- 表の使い方
- グラフの作り方
- 数字の強調の仕方
など、色んな事例が掲載されています。
世界のグーグルを参考にしているわけですから、この本の真似をすればセンスが良くなることは間違いありません。
2冊目が「スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン」です。
こちらはApple創業者のスティーブ・ジョブズがプレゼンする際の内容をまとめた本です。
表現方法など「相手に対して何かを説明する」という点で非常に役に立ちます。
プレゼンに限らず、ブログのように「情報発信をする人」は必ず読むべき一冊ですね。
コメント